Projet avec la Direction de la planification stratégique (DIPSI) de l’Université de Bordeaux : 17 personnes réparties en 3 services, documentant et centralisant le pilotage de l’ensemble des projets de l’université.
Des pratiques hétérogènes et des arbitrages difficiles à obtenir
2 grandes problématiques identifiées :
- 17 personnes = 17 façons de faire.
- Les projets concernés ont souvent de forts enjeux, donc des grosses difficultés de prises de décisions ralentissent leur avancement.
Objectif clients
- Harmoniser les pratiques, en s’appuyant sur l’expérience, pour simplifier la rédaction de contenu
- Travailler la présentation des documents, pour faciliter les prises de décision
- Avoir des informations visuelles, pour simplifier le pilotage du portefeuille de projets
Résultats obtenus
Des modèles de documents simplifiant la prise en main pour les contributeurs, et la prise de connaissance pour les lecteurs.
- Adaptation au changement rapide
- Gain de temps
- Gain d’énergie pour les collaborateur·ices
- Moins de bloquage aux prises de décision
- Perception positive des autres services, et collaboration facilitée
Des modèles de documents simplifiant la prise en main pour les contributeurs, et la prise de connaissance pour les lecteurs.
Nos templates ont du succès ! D’autres services commencent même à nous les “piquer”…
Comment on s’y est pris
1
Un atelier
collectif
17 personnes autour de la table, ½ journée de travail en intelligence collective :
- Comprendre le fonctionnement
- Identifier les points de douleur
- Imaginer la solution idéale
Des entretiens individuels ont permis par la suite de préciser certains points de frottement, ou certaines particularités de la circulation de l’information.
2
des outils
adaptés
Sur la base de la solution idéale imaginée directement par les utilisateurs, avec en complément de la recherche ergonomique, proposition de modèles Word pour la documentation projet.
Des modèles Word préformatés
- Une structure harmonisée, avec un sommaire travaillé ensemble, pour faciliter la production de contenu (plus simple et plus rapide) et pour faciliter la lecture
- Une page de couverture servant de fiche de synthèse, pour faciliter encore plus la prise de décision rapide
Des formulaires et tableaux de bord Excel
- Interactifs et évolutifs, pour simplifier l’utilisation
- Visuels, pour faciliter la lecture et la compréhension
Des grilles météo Excel
- Pour favoriser le suivi des chefs de projets
- Assurer l’homogénéité dans ce suivi
3
Formation
et Guides
1 demi-journée de formation collective sur site, pour rassurer tous les contributeurs : expliquer le fonctionnement et répondre à toutes les questions.
- S’assurer qu’on a tous le même niveau “socle” sur Word & Excel
- Savoir prendre en main les différents outils créés
- Savoir les faire évoluer