Point de départ : un système éclaté, difficile à piloter
Nous avons beaucoup de référence produit et je suis en charge de la mise à jour de la documentation produit. Je voudrais l’automatiser, mais dans la mesure où il n’y a pas que des informations produit et que la mise en page n’est pas linéaire, je n’y arrive pas.
Les fiches produit et le catalogue annuel reposaient sur une multitude de fichiers Word et Excel, mis à jour au fil de l’eau par plusieurs services. Le service communication devait ensuite tout rassembler à la main, pour produire les documents finaux (fiches produits et catalogue) dans plusieurs langues et sur plusieurs supports.
Au quotidien : des copier-coller répétitifs, beaucoup de vérifications, un sentiment de perdre du temps… et des risques d’erreurs à chaque étape. La création du catalogue annuel devenait un chantier lourd, sans vraie vue d’ensemble sur la circulation des données.
Objectifs client
- Simplifier la création du catalogue annuel
- Gagner en temps et en qualité sur la mise à jour au fil de l’eau des fiches produits
- Si possible, fluidifier l’ensemble du flux de données produits
Résultat : une vision claire et des options concrètes
L’atelier a permis de cartographier, pour la première fois, le flux complet des données : qui crée quoi, où l’information circule, et où elle se perd.
En livrable, le client repart avec un plan projet structuré, en 2 versions :
- Automatisation “frugale” : simple à déployer rapidement, visant à rapidement améliorer le processus de traitement pour le service communication
- Automatisation “totale” : intégrant une structuration plus poussée, travaillant sur l’ensemble du cycle de vie des données (donc l’automatisation de l’ensemble de la chaîne, à travers les différents services).
Le service communication a gagné en clarté, en priorités et en visibilité sur un fonctionnement cible réaliste. Cette prise de recul a été perçue comme “hyper utile“, notamment pour aligner les services impliqués.
Ça fait du bien de prendre du recul sur tout le processus.
Parce qu’on n’avait aucune idée de ce qui se passe avant ou après nous.
La démarche : analyser, cartographier, co-construire
1
Entretien préparatoire
Beaucoup d’échanges avec la responsable Communication pour comprendre le quotidien, les besoins, les contraintes, les objectifs, les irritants et les attentes.
2
Analyse de l’existant
Analyse de l’ensemble des documents existants, pour comprendre les données, et surtout commencer repérer les incohérences et les points critiques.
3
Un atelier collectif
3h d’atelier, réunissant les différentes parties prenantes : le responsable R&D, le responsable Qualité, les service Communication (3 personnes) et le responsable DSI.
Temps 1 : Prendre du recul
- Reconstituer l’ensemble du chemin de la donnée, pour cartographier le flux.
- Identifier les acteurs (qui fait quoi / où / quand / pourquoi / comment)
- Faire ressortir les points de friction
Temps 2 : Se projeter
- Imaginer ensemble un système “idéal” vers lequel tendre
- Et les ranger par ordre de priorités
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4
Analyse, stratégie
et formalisation
Proposition de stratégies d’automatisation adaptées à leurs outils et contraintes, avec une traduction concrète en plan projet.